Projet logiciel : comment réussir votre reprise de données

Pour assurer la pérennité de tout projet logiciel, il est impératif de réussir sa reprise de données. Cette étape est véritablement cruciale si vous souhaitez garantir la fiabilité des données qui seront présentées dans votre nouvel ERP. Le problème, c’est que si elle n’est pas correctement cadrée, elle peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Voilà pourquoi nous vous détaillons ce qu’est une reprise de données, les principaux obstacles à sa réussite et comment les surmonter grâce à nos 3 astuces.

Qu’est-ce qu’une reprise de données ?

Dans tout projet logiciel, la phase de reprise des données est une étape essentielle. Elle consiste, comme son nom l’indique à récupérer vos données existantes pour les importer dans votre nouveau logiciel. Ce qui nécessite donc une certaine préparation en amont.

En effet, la réussite de cette import ne dépend pas uniquement de votre prestataire logiciel. Certes ce dernier devra vous fournir le modèle d’organisation des données de votre futur logiciel ainsi que son format d’import. Afin que vous puissiez structurer les vôtres de manière à ce qu’elles s’intègrent parfaitement dans votre nouvel outil. Mais vous allez aussi devoir mettre la main à la pâte. Puisque vous seul saurez identifier les données qui vous seront nécessaires pour travailler.

Cette étape a donc pour but de vous faire gagner en efficacité. Puisque vous éviterez ainsi une ressaisie manuelle de ces données et donc de potentielles pertes. De plus, vos utilisateurs pourront prendre en main le nouvel outil dès son installation et dans les meilleures conditions. Ce qui facilitera leur adhésion au projet logiciel.

Reprise de données : les embûches

Ne sous estimez donc pas cette étape car ces obstacles, couramment rencontrés, pourraient vous mettre des bâtons dans les roues. Surtout si votre entreprise a plusieurs années d’activité au compteur :

• Une multitude de données éparses : en effet, l’accumulation d’informations collectées au fil du temps peut effrayer, surtout lorsqu’il s’agit de les trier. Et pour peu que vous ayez plusieurs sources pour un même type de données, la tâche peut alors paraitre titanesque. Autant donc anticiper ce moment au maximum.
• Un niveau de granularité variable : car il est fortement probable que votre système de gestion de données ne soit pas aussi précis que celui de votre futur ERP. Ce qui signifie qu’il existe potentiellement un écart entre le niveau de détail de vos données actuelles et celui qui est attendu par le logiciel pour réaliser l’import. Ainsi vous devrez peut-être échanger avec votre prestataire pour trouver un niveau de paramétrage permettant l’import tout en indiquant l’aspect « historique » de ces données. A moins que vous ne décidiez de compléter manuellement votre modèle de données pour le mettre à niveau.
• Un export complexe ou des données exportées dans un format particulier : ce sont des problématique qui, si elles ne sont pas anticipées, peuvent considérablement ralentir le lancement de votre nouveau logiciel. Là aussi, il est nécessaire d’échanger en amont avec votre prestataire pour prévenir ces situations.

3 conseils pour réussir sa reprise de données

Anticipez (vraiment) cette étape

Préparez une vraie stratégie de reprise de données dès le début du projet. C’est cette phase de cadrage qui vous permettra de

• cibler précisément votre périmètre d’intervention
• limiter les risques d’erreur
• estimer le temps nécessaire au tri de vos données, ainsi qu’aux tests d’imports
• définir une équipe qui assurera la consolidation et la validation de votre base de données avant son import

En résumé, c’est durant cette étape que vous définirez la ligne de conduite à suivre pour votre reprise de données. Pour y parvenir vous pouvez par exemple vous poser certaines de ces questions :

• Quelles données doivent impérativement être reprises ?
• Récupérez-vous l’intégralité des données de ces deux dernières années ou seulement celles des projets en cours ?
• Qu’est-ce qui peut être automatisé ?
• Qu’est-ce qui ne peut pas l’être et demandera des moyens humains ?
• Comment catégoriser vos données ?
• etc…

Hiérarchisez, harmonisez et triez vos données

Une fois que vous avez réalisé l’inventaire de vos données, il est nécessaire de les hiérarchiser. Cela vous permettra de leur donner un degré d’importance et de les traiter méthodiquement. Pour vous y retrouver, vous pouvez les organiser dans différentes catégories, comme par exemple celles-ci :

• données maîtres : elles sont relativement statiques dans la durée (ne sont pas modifiées régulièrement) et constituent le cœur de votre logiciel métier puisque la majorité des flux de travail proposés par cet outil, s’appuient sur ces données. Exemple : clients, fournisseurs, employés, produits et services, etc…
• données transactionnelles : elles sont créées à l’issue d’une action visant à mettre à jour la base de données et viennent généralement préciser les données maîtres. Exemple : changement de statut d’un projet, remontée des heures travaillées, date d’émission d’une facture, montant HT d’un devis, etc…
• données analytiques : qui sont le résultat de calculs réalisés sur les données transactionnelles. Exemple : suivi de votre activité par projet et/ou par collaborateur, suivi de vos objectifs, etc…

Une fois ces données catégorisées, vous pourrez ensuite les trier, les compléter et les unifier afin de préparer vos tests d’imports.

Réalisez des tests et effectuez des contrôles

Pour réaliser vos tests d’imports, vous allez par la suite travailler avec des échantillons représentatifs. Le nombre de données traitées étant plus réduit, cela vous permettra plus facilement de contrôler que leur transfert a fonctionné. De même en cas d’erreur, il sera beaucoup plus simple de les corriger. Dans tous les cas, assurez-vous de réaliser ces imports dans une base de données de test que votre prestataire aura mis à votre disposition et en suivant l’ordre d’import qu’il vous a recommandé. Si les tests sont concluants, l’import général peut alors être lancé sur la base de données que vous utiliserez par la suite quotidiennement.

En somme, pour réussir sa reprise de données, il n’y a pas de formule magique : il faut prendre le temps. Le temps de les trier, de les prioriser et de contrôler leur intégrité. Et c’est là que l’expertise d’un prestataire logiciel tel que Axis Solutions, vous sera utile. Elle vous permettra d’obtenir de précieuses informations pour organiser et trier les données qui seront présentes dans votre futur logiciel et ainsi d’assurer le succès de cette phase décisive du projet.

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