Gestion à l’affaire : pourquoi s’équiper d’un logiciel ERP ?

Les entreprises proposant des prestations autour de la réalisation de projets, comme les bureaux d’études, les entreprises du Bâtiment ou encore les cabinets de conseils, n’ont pas la même organisation que celles axées sur la production de produits ou la logistique. D’une part, leurs missions sont cadrées et découpées dans le temps. Et d’autre part, elles impliquent généralement un certain nombre de collaborateurs et/ou prestataires qui doivent se coordonner pour que les missions aboutissent dans les temps.

Une telle organisation nécessite donc, pour être efficace, de mettre en place un suivi d’affaires strict. C’est pourquoi, nous invitons régulièrement ces sociétés à abandonner leurs fichiers Excel pour acquérir un logiciel ERP de gestion par affaires.

Les enjeux de la gestion par affaire

L’objectif d’un logiciel de gestion par affaire est de répondre aux besoins métiers spécifiques des entreprises pratiquant ce type de gestion de projet. Ces dernières doivent pouvoir :

• anticiper des achats ou délégations de prestations durant la phase d’étude des projets
• organiser finement la répartition de leurs ressources/charges
• gérer les différentes phases de leurs affaires
• contrôler le temps passé sur chacune de leurs affaires/phases
• optimiser la gestion de leurs factures et règlements
• visualiser la rentabilité de leurs projets dans le temps
• estimer leur marge prévisionnelle
• avoir une vision précise de la balance recettes/dépenses (note de frais, coût de la main d’œuvre, etc…) par projet
• identifier en temps réel les causes des écarts de marge ou de planning
• mettre en place rapidement des actions correctives
• etc…

Ceci dans le but de faire face aux aléas et situations imprévues, qui ont un impact sur le planning ou la marge des projets.

Pour faire le bon choix, vous devrez donc vous assurer que votre logiciel ERP est capable de répondre à ces attentes. Et qu’il centralise bien la majorité des processus opérationnels et financiers les plus décisifs pour votre activité.

Logiciel ERP & gestion à l’affaire : les indispensables

Au moment de choisir votre ERP dédié à la gestion d’affaires, gardez en tête que ce dernier doit faciliter votre activité au quotidien. Il est donc indispensable qu’il dispose de fonctionnalités de :

• planification : pour organiser au mieux les phases de vos affaires. Mais aussi avoir une visibilité nette de vos tâches (en cours, à venir, en retard) et de la charge de travail de vos collaborateurs. Et c’est encore mieux si votre logiciel vous propose également un système de planification de la facturation ! Cela vous permettra de simplifier votre gestion administrative en programmant à l’avance les étapes de facturation sur vos affaires.
• suivi financier des affaires : vous permettant de contrôler en temps réel vos postes de dépenses. Tout comme l’évolution de vos projets, en comparant notamment les coûts/recettes, réels et estimés. Vous serez ainsi à même de réaliser les ajustements nécessaires sur vos affaires et vous obtiendrez également une projection dans le temps plus fiable.
• gestion commerciale : afin de superviser vos échanges commerciaux depuis l’établissement du devis jusqu’à la facturation. Tout en prenant également en compte vos achats ainsi que les règlements de vos clients. L’idéal étant que votre erp vous propose aussi un système de GED. Vous conserverez ainsi un historique des différents flux monétaires et échanges autour de vos affaires
• mesures de rentabilité : qui vous permettent de visualiser immédiatement et de manière synthétique l’état de santé de votre entreprise (évolution de la marge, chiffre d’affaire prévisionnel par période/activité, etc…). Vous pourrez ainsi adapter les process de gestion de votre entreprise en fonction des statistiques qui vous seront remontées.

Comment Axis Solutions facilite votre gestion d’affaires ?

C’est un travail de longue date auprès des bureaux d’études et entreprises du BTP qui nous a permis de concevoir et développer nos deux logiciels ERP dédié à la gestion d’affaires. Nous nous sommes tout d’abord imprégnés des méthodologies propres aux entreprises de ces deux secteurs. Et après avoir intégré leurs besoins métier récurrents, nous avons été en mesure de leur proposer nos solutions maison pour y répondre :

N’hésitez pas à nous solliciter pour tout projet d’intégration ou de développement logiciel ! Nous sommes là pour vous conseiller et vous assister dans votre projet.

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