Gestactiv’2 : un ERP pour les Bureaux d’études, qui évolue !

Pour répondre aux besoins spécifiques des bureaux d’études, nous éditons un ERP qui leur est dédié : Gestactiv’2. Depuis sa naissance, nous veillons constamment à ce que notre logiciel soit adapté à la rationalisation des processus de conception et de développement de ces structures. Et aujourd’hui, nous vous présentons les dernières fonctionnalités intégrées pour leur faciliter la tâche. A noter que ces nouveautés sont disponibles à partir de la version 2.20.9.

Les nouvelles fonctionnalités de l’ERP qui facilitent la gestion d’affaires des Bureaux d’études

Factures & Règlements

Pour commencer, nous avons modifié le système de génération des factures de Gestactiv’2. En effet, suite à la parution du décret n° 2022-1299 du 07 Octobre 2022, précisant qu’il est désormais obligatoire d’afficher le SIRET ou le SIREN du client sur vos factures, nous avons fait évoluer notre ERP afin de faire apparaître ces mentions légales. De ce fait cela implique quelques transformations pour les balises des modèles Word concernant les factures :

• <FACTURE-DESTINATAIRE-SIREN> et <FACTURE-CLIENT-SIREN> : disparaissent et sont automatiquement remplacées par le SIREN du client
• <FACTURE-DESTINATAIRE-ADRESSE-SIRET> : permet de récupérer le SIRET associé à une des adresses du client

Concernant les règlements, nous avons fait en sorte de conserver le tri qui a été réalisé depuis le listing, même après l’ouverture et la fermeture d’un item règlement. Et enfin, nous avons ajouté des fonctionnalités vous permettant désormais de gérer de la déclaration de TVA directement depuis les factures ou les règlements.

Gestion des plannings

En ce qui concerne la gestion de vos « ressources » et plus particulièrement la planification des phases et tâches de vos chantiers, nous avons peaufiné l’aspect visualisation des données. Notamment grâce à l’ajout d’un filtre « Actif / Inactif / Tous » qui affiche les utilisateurs/responsables dans leur ensemble ou selon leur départ/présence dans l’entreprise.

En cliquant sur l’entrée de menu « Ressources » puis sur « Planning global », situé dans l’onglet « Gestion », vous trouverez également un filtre qui vous permettra d’identifier vos types de rendez-vous et le statut de vos phases, par couleurs. Il vient donc s’ajouter au filtre déjà existant qui rend possible l’identification rapide des affaires par couleurs.

Enfin, pour ce qui est des validations de planifications, nous avons créé un nouveau droit sur l’utilisateur laissant la possibilité de cloisonner vos données. En vous rendant sur la fiche de l’utilisateur concerné, vous trouverez une case à cocher dans l’onglet « Gestion ». Elle permet de ne montrer à l’utilisateur que les affaires dont il est responsable.

GED (Gestion Électronique des documents)

Nous avons également revu la GED (Gestion Électronique des documents). Maintenant, vous disposez d’un nouveau système de gestion de la visualisation des documents, plus intuitif qui vous permet de :

• visualiser et faire défiler les différentes pages du document
• d’imprimer le document
• d’enregistrer le document au format PDF sur votre appareil
• ou encore d’enregistrer la facture dans le répertoire GED lié à l’affaire correspondante

Vos commentaires améliorent Gestactiv’2 : les révisions apportées

Affaires, Devis & Appels d’offres

Suite à vos remarques et propositions d’améliorations de Gestactiv’2, nous avons optimisé l’affichage des données, ainsi que la fluidité des process concernant les affaires, devis et appels d’offres.

En effet, depuis les candidatures des appels d’offres :

• Si vous avez transféré votre appel d’offre en devis, un bouton « devis » ou « proposition d’honoraire » vous permet maintenant d’ouvrir le devis associé
• Si vous avez transféré votre appel d’offre en affaire, un bouton « affaire » vous permet d’ouvrir l’affaire liée

Également, dans la liste des devis, il est possible de visualiser le numéro d’appel d’offre associé, en cas de transfert vers un devis.

Enfin, vous avez maintenant la possibilité de détacher un devis d’une affaire. De plus, le numéro des devis associés aux affaires s’affiche dorénavant dans les vues des affaires. Il vous permet ainsi de voir en un clin d’œil le nombre d’affaires créées sans devis. Toujours au niveau de la liste des affaires, nous avons ajouté un filtre vous permettant de les trier par « domaines ».

Tandis que sur la fenêtre de synthèse d’affaires, lorsque vous modifiez la date de fin d’une phase, Gestactiv’2 vous propose automatiquement de décaler les autres dates de début et de fin.

Statistiques

Afin de vous proposer une vision précise de vos résultats, nous avons ajouté de nouveaux éléments dans la rubrique statistiques. Vous disposez désormais :

• d’une ligne « Total » sur l’écran des statistiques mensuelles concernant les appels d’offres
• d’une colonne « Reste à facturer » dans la rubrique concernant les statistiques des phases. Cette colonne reprend la somme des montants restant à facturer sur chaque affaire pour chaque phases.

Expérience utilisateur

Nous sommes intervenus de manière ciblée sur certaines fonctionnalités. Comme par exemple au niveau des commandes et factures fournisseurs, en donnant la possibilité à l’utilisateur de modifier manuellement leur numérotation. Ou encore sur les filtres présents sur les différentes fenêtres. D’ailleurs, pour rappel, le bouton vous permet de supprimer l’intégralité des filtres appliqués jusqu’à maintenant sur un listing.

Nous avons aussi réalisé quelques retouches sur le détail de saisies des heures, en ajoutant une ligne qui récapitule le total des heures présentes sur la page en cours de consultation ainsi que le total des heures saisies. Ainsi que sur les notes de déplacement (ajout de l’adresse de départ / d’arrivée) et les notes de frais (reprise des commentaires lors de l’export).

Les modèles Word ont également été soignés. Notamment grâce à l’ajout de balises pour certains modèles et d’un bouton permettant d’ouvrir un modèle directement depuis le listing.

Et bien entendu, nous avons corrigé de petits dysfonctionnements, afin de vous garantir une expérience utilisateur optimale. Comme par exemple celui qui concernait la balise « Facture-Simple-Tableau-Style-7 » sur les avoirs.

Les bureaux d’études techniques trouvent donc dans notre ERP une palette d’outils pour augmenter l’efficacité de leur process de gestion d’affaires. Grâce à son système ouvert et flexible, répondant aux normes les plus récentes, et à des fonctionnalités intuitives et simples à prendre en main, Gestactiv’2 permet :

• de stimuler la croissance de votre entreprise
• d’améliorer sa productivité
• et de faciliter la collaboration entre vos différents services

Mais le plus simple, c’est encore de voir de vos propres yeux comment notre logiciel ERP peut vous aider au quotidien. Demandez donc votre démonstration gratuite et personnalisée 😉

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