Bureaux d’Études : découvrez les évolutions de votre logiciel de gestion d’affaires Gestactiv’2

Aujourd’hui, nous vous dévoilons les nouvelles évolutions de Gestactiv’2, le logiciel de gestion et suivi d’affaires dédié aux bureaux d’études. Ces fonctionnalités sont disponibles à partir de la version 2.32.2, et ont été conçues pour affiner un peu plus la gestion opérationnelle de votre activité.

Affaires

Indices & calcul de révision de facture

Depuis une fiche « Affaire », suivez l’onglet « Facturation » et enfin l’onglet « Révision de l’affaire ». Vous trouverez alors deux nouveaux champs d’information : « montant annuel » et « indice de base ». Ces derniers sont désormais accessibles grâce aux balises <AVENANT-REVISION-INDEX-REFERENCE> et <AVENANT-REVISION-MONTANT-CONTRACTUEL> disponibles lors de la génération de rapports Word au niveau de l’affaire.

Commentaires sur l’affectation des charges

Toujours sur les affaires, mais également sur les devis, nous avons ajouté une fonctionnalité dans la section dédiée à l’affectation des charges et du temps prévu. Vous avez désormais la main pour ajouter un commentaire, en complément de l’information sur le montant des charges prévues. Ce commentaire s’affiche ensuite dans le tableau, lors du survol de la cellule correspondant à la charge affectée.

Suivi prévisionnel

Afin de vous permettre de visualiser l’ensemble de vos affaires en cours et d’analyser à la fois vos dépenses prévues et déjà réalisées, nous avons ajouté une nouvelle fonctionnalité « Suivi Prévisionnel » dans le menu « Affaire ».

Cette nouvelle interface comporte un tableau comprenant plusieurs colonnes. Voici le détail des calculs effectués pour chacune d’elles :

• Budget dépense prévu : se base sur les données renseignées au niveau de l’onglet « Affectations et temps prévu »
• Dépenses engagées : basées sur les saisies des heures de vos collaborateurs, ainsi que les saisies de notes de frais et commandes fournisseurs rattachées à l’affaire
• Dépenses restant à engager théorique = Budget dépense prévu – Dépenses engagées
• Dépenses restant à engager corrigées : représentées par un montant à saisir manuellement. Par défaut cette valeur est à 0€ mais vous pouvez la modifier directement dans le tableau.
• Total dépenses prévisionnelles à terminaison = Dépenses engagées + Dépenses restant à engager corrigées
• Marge finale à terminaison = Montant HT de l’affaire – Total dépenses prévisionnelles à terminaison
• Ecart Marge = Marge finale à terminaison – (Montant HT de l’affaire – Budget dépense prévu)
• Commentaire : affiche les informations du champ « commentaire » s’il a été renseigné depuis l’affaire

Onglet Fournisseur

Enfin, sur les fiches affaires, vous trouverez un nouvel onglet baptisé « Fournisseur ». Cet onglet regroupe les sous-onglets « Commande Fournisseur » et « Facture Fournisseur », offrant ainsi une liste complète des commandes et factures fournisseur liées à votre affaire.

Factures & règlements fournisseurs

Révision de facture

Au même titre que pour les affaires, nous avons récemment introduit de nouveaux champs au niveau de la facture :

• Indice de base utilisé : sélection d’un mois / année
• Valeur de l’indice

Vous pouvez désormais manipuler ces nouveaux champs, directement depuis votre facture, lors de la génération de rapports Word, grâce aux balises <FACTURE-REVISION-PERIODE> et <FACTURE-REVISION-VALEUR-INDICE> .

Enfin, pour obtenir ce résultat lors de la génération de vos factures :

Nous avons ajouté un bouton qui vous permet de générer une ligne complémentaire sur votre facture avec l’information suivante : « pourcentage x Montant annuel * (Indice du mois / indice de référence) ». Le montant de cette révision, est automatiquement calculé par Gestactiv, vous n’avez qu’à cliquer pour la voir apparaître sur votre facture.

Facture fournisseur

Nous avons également intégré une fonctionnalité « date d’échéance » sur les factures fournisseurs. Cette valeur est générée par défaut en se basant sur les conditions de règlement que vous avez défini dans la fiche fournisseur. De plus, vous avez désormais la possibilité de filtrer votre liste des factures fournisseurs, en fonction de la date d’échéance.

Gestion des règlements fournisseurs

Enfin, vous avez maintenant la possibilité d’effectuer un règlement fournisseur (intégral ou partiel) directement depuis la liste de vos factures fournisseur. Vous remarquerez donc la présence d’une nouvelle colonne, nommée « Montant TTC réglé », dédiée à l’affichage de cette information directement dans votre liste de factures. Notez également que, le montant total réglé sera aussi calculé et affiché au bas de ce tableau.

De plus, sur chacune de vos fiches factures fournisseurs vous trouverez un tableau récapitulatif, vous permettant de visualiser les règlements associés à cette facture.

Enfin, au niveau du menu principal « Achat », nous avons ajouté une nouvelle entrée « Règlements ». Cette nouvelle fenêtre répertorie tous les règlements saisis au niveau des factures fournisseurs. Ainsi, vous aurez la possibilité de modifier ou supprimer les règlements associés à ces factures.

Export comptable des factures fournisseurs

Fiche facture fournisseur

Autre point ; maintenant, lorsque vous consultez la fiche d’une facture fournisseur, vous avez accès à un nouvel onglet intitulé « Comptabilité ». Cet onglet vous permet de gérer la ventilation comptable des lignes de vos factures fournisseurs, soit de manière globale (pour l’ensemble de la facture), soit ligne par ligne. Et pour faciliter votre prise en main de ce système, nous avons calqué le processus de ventilation sur celui actuellement en place pour les factures clients.

De plus, Gestactiv’2, simplifie aussi la sélection de vos comptes d’achats en proposant un système de filtres, basés sur le premier chiffre du compte. Une fois, bien sûr, que vous avez renseigné cette valeur dans le paramétrage global de l’application (Paramètres > Export Comptabilité > Paramétrage Général).

Enfin, vous disposez également d’un bouton vous permettant de valider comptablement votre facture.

Export comptable

Le menu principal « Achat » comprend également une nouvelle entrée de menu.

Elle vous conduit directement à une interface qui répertorie les factures fournisseurs selon leur état :

• En cours
• Vérifiées
• Transférées en comptabilité

Et vous donne la possibilité de spécifier une date de début et une date de fin pour filtrer vos factures.

Pour faciliter votre prise en main de cette nouvelle fonctionnalité, son mode de fonctionnement est similaire à celui de l’export des factures clients.

Et il a bien évidemment été conçu pour être compatible avec plusieurs logiciels comptables, tels que Sage, EBP, Quadratus, Dia Compta, ou encore Cegid.

Gestion de la trésorerie

Gestion de la valeur de base de trésorerie

Au niveau du paramétrage général de Gestactiv, nous avons récemment introduit une nouvelle fenêtre qui vous permet de saisir un montant de trésorerie spécifique pour un mois et une année donnée. Ainsi le logiciel se basera sur cette information pour générer votre tableau de bord de trésorerie pour une période déterminée. Par exemple, vous pouvez définir une trésorerie de 200 000 € pour le début de mois de Mai 2024.

Gestion des postes de dépenses

Depuis les paramètres de l’application, vous avez également la possibilité de configurer vos postes de dépenses. Chaque poste de dépenses dispose des informations suivantes :

• Libellé du poste
• Date de début
• Date de fin
• Période en mois
• Montant HT
• TVA
• Montant TTC
• Type de poste : recette ou dépense

Ainsi vous pouvez gérer finement vos dépenses (salaires, loyers, etc.) sur des fréquences mensuelles, bimestrielles, trimestrielles, semestrielles… Ces dernières, une fois configurées, sont intégrées à votre tableau de bord de trésorerie et se différencient de la liste de vos factures fournisseurs.

Génération du tableau de bord de trésorerie

Pour consulter et interagir avec votre tableau de bord de trésorerie, rendez-vous dans le menu « Statistique » et cliquez sur l’entrée de menu correspondante.

Cette nouvelle interface comprend des filtres vous permettant de sélectionner une date de début (mois/année) et une date de fin.
En fonction des dates que vous avez spécifiées, le tableau de bord affichera l’évolution de votre trésorerie. Les colonnes du tableau présentent l’ensemble des mois/années compris entre la date de début et la date de fin que vous avez définies. Pour chaque mois/année, les informations suivantes sont disponibles :

• Report trésorerie du M-1 : correspond à la trésorerie du M-1 ou le paramétrage de base de trésorerie
• Encaissements prévisionnels : correspond au prévisionnel de facturation mensuel + au tableau prévisionnel de facturation contenu sur les devis à l’état « en-cours »
• Dépenses prévisionnelles : correspond aux factures fournisseurs à échéance de ce mois + les postes de dépenses
• Ecart = Encaissements prévisionnels – Dépenses prévisionnelles
• Trésorerie théorique = Report trésorerie du M-1 + Ecart

Statistiques : Suivi de votre activité

Le menu « Statistique » possède désormais une nouvelle fonctionnalité nommée « Suivi de l’activité ».

Depuis cette interface, divisée en deux onglets distincts, vous pouvez évaluer la rentabilité de vos devis et affaires. Soit de manière synthétique via le tableau récapitulatif des informations de ces 2 onglets. Soit en consultant directement la liste de vos affaires/devis, affichée dans l’onglet dédié.

Onglet Affaires

La liste des affaires est présentée dans un tableau comportant plusieurs colonnes. Voici le détail des calculs effectués pour chaque colonne :

• Marge = Montant HT de l’affaire – Budget dépense prévu (onglet affectation, temps prévu)
• Facturé : correspond au montant déjà facturé pour cette affaire
• Encaissé : correspond au montant déjà réglé pour cette affaire
• Année X : toutes les informations se basent sur le prévisionnel de facturation. Si une phase n’est pas planifiée, ou planifiée partiellement, alors le montant affiché ne correspond pas au montant total de l’affaire.
  
  Notez également que les années se basent sur le filtre « année de début et année de fin » et comportent les informations suivantes :
  • Montant à facturer sur l’année
  • Calcul du pourcentage que cela représente par rapport au marché
  • Marge dégagée par rapport au pourcentage calculé.

Onglet Devis

La liste des devis est également présentée dans un tableau comportant plusieurs colonnes. Voici le détail des calculs effectués pour chaque colonne :

• Marge = Montant HT du devis- Budget dépense prévu (onglet affectation, temps prévu)
• Pourcentage de réussite
• Année X : se base sur le tableau prévisionnel de facturation par année. Notez que les années se basent également sur le filtre « année de début et année de fin » et comportent les informations suivantes :
  • Pourcentage prévisionnel
  • Montant à facturer sur l’année, se calcule automatiquement par rapport au montant du devis
  • Marge dégagée par rapport au pourcentage prévisionnel

Synthèse des évolutions de Gestactiv’2

En résumé, notre logiciel de gestion et suivi d’affaires (conçu pour bureaux d’études techniques) se positionne comme votre compagnon du quotidien et évolue avec vos besoins en s’enrichissant de nouvelles fonctionnalités destinées à :

• simplifier un peu plus vos tâches administratives
• allier souplesse et finesse pour la gestion de projets
• peaufiner les outils qui vous sont nécessaires pour visualiser et mesurer votre rentabilité

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