Facturation électronique : quels impacts pour les entreprises ?

A partir de 2026 la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Et cette nouvelle réglementation aura forcément des impacts sur votre société, qu’ils soient d’ordres légaux ou structurels. C’est pourquoi nous vous avons résumé dans cet article, l’essentiel à savoir pour vous adapter à ce nouveau dispositif : enjeux, obligations, calendrier de mise en place et surtout mise en conformité.

Facturation électronique : enjeux et obligations

En (très) résumé, la mise en place de la facturation électronique obligatoire a pour but principal de lutter contre la fraude à la TVA. En plus de tendre vers une fluidification des échanges entre entreprises. Les sociétés devront donc progressivement se conformer à certaines obligations concernant leurs méthodes de gestion des factures.

Mais qu’est-ce que l’on entend précisément par « facture électronique » ?

Et bien, une facture est considérée comme facture électronique si elle a été créée, transmise et reçue sous une forme électronique, à l’aide d’outils numériques. Ce qui signifie, qu’une facture papier que vous aurez scannée puis envoyée par email, ne sera pas considérée comme une facture électronique.

Bien évidemment, votre facture électronique devra comporter les mentions obligatoires indispensables à l’assurance de sa valeur. Et surtout respecter certains critères :

• Lisibilité : les données de la facture doivent être facilement compréhensibles
• Authenticité : l’émetteur de la facture doit être rapidement identifiable
• Intégrité : la facture ne peut pas être modifiée ou supprimée

Quand à la transmission de votre facture, elle s’effectuera :

• via une plateforme de dématérialisation validée par l’administration fiscale
• ou par le portail public de facturation qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro. Déjà utilisée dans le cadre des marchés publics depuis 2017

Enfin, il faudra être vigilant sur le format de votre facture électronique puisque seuls 3 formats seront considérés comme valides:

• PDF : le format le plus couramment utilisé actuellement pour ce type de document
• EDI : ou « Échange de Données Informatisé ». C’est un format qui permet à deux entreprises d’échanger des données structurées et standardisés, sans qu’une intervention humaine ne soit nécessaire.
• Factur-X : ce format mi-PDF mi-XML à l’avantage d’être à la fois lisible pour les humains et facilement interprété par les machines.

Quels impacts pour les entreprises ?

Les avantages

La mise en place de l’obligation de facturation électronique apporte son lot d’avantage pour les entreprises :

• Réaliser des économies : en supprimant le coût du traitement d’une facture papier
• Gagner en productivité : grâce à l’utilisation d’outils numérique pour transmettre vos factures, vous réduisez drastiquement le temps humain alloué aux tâches chronophages liées à l’envoi de factures papier (impression, affranchissement, dépôt de la facture au bureau de Poste, etc…). Et pouvez également automatiser certaines tâches liées à leur suivi (relances clients par exemple).
• Faire un geste éco-responsable : en limitant l’impact sur l’environnement (consommation de papier, distribution de la facture, etc…)
• Réduire les délais de paiement : car la facturation électronique permet une réception quasi-instantanée des factures. Par conséquent, cela devrait également réduire les délais de règlement de ces dernières
• Faciliter la recherche de documents : grâce à une méthode d’archivage numérique (filtres, suivi des statuts de traitement, etc…)

Les freins

Néanmoins, plusieurs freins à cette obligation ont aussi été relevés. Comme par exemple :

• Le coût : lié à l’abandon des solutions de facturation électronique potentiellement déjà en place et aux développements nécessaires pour se mettre en conformité. Notamment pour les utilisateurs de solutions internationales. Car les éditeurs de ces logiciels ne développeront pas forcément un nouveau module pour s’accorder avec la législation d’un pays en particulier.
• Des incertitudes : concernant par exemple l’organisation des sociétés situées dans des « zones blanches », où la couverture réseau internet est très faible. Ou encore concernant les modalités de gestion des rejets des factures (erreur de facturation). Voire au sujet du partage de données confidentielles (RGPD) ou couvertes par le secret des affaires.

Calendrier de déploiement de la facturation électronique

Pour bien comprendre l’échéancier de ce dispositif voici une petite remise en contexte :

• 2019 : l’article 153 de la loi de finances 2020 prévoit l’obligation d’établir des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation devait entrer progressivement en vigueur entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.
• 2020 : au 1er Janvier 2020, la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, devient obligatoire pour les entreprises de toutes tailles.
• 2021 : L’article 3 de l’ordonnance du 15 Septembre 2021 (parue au journal officiel le jour suivant) précise le cadre juridique d’application de l’obligation de facturation électronique pour les entreprises. Le planning initial, prévu pour le 1er Juillet 2024, s’appliquera finalement progressivement à partir du 1er septembre 2026

De ce fait, voici le nouveau calendrier de déploiement validé :

• à partir du 1er Septembre 2026 : toutes les entreprises devront accepter de recevoir des factures électroniques. L’obligation de facturation électronique s’appliquera à cette date, pour l’ensemble des entreprises.
• c’est également à partir du 1er Septembre 2026 : que l’obligation de facturation électronique s’appliquera aux grandes entreprises et celles de taille intermédiaire
• et à compter du 1er septembre 2027 : l’obligation de facturation électronique s’appliquera aux PME et TPE ainsi qu’aux auto-entrepreneurs

Axis Solutions vous accompagne dans votre mise en conformité

Dans un premier temps, il va falloir analyser votre situation :

• Vous utilisez plusieurs outils : il sera sûrement nécessaire de repenser votre architecture globale (process, logiciels, équipes) pour mettre en place une organisation fluide et cohérente avec la facturation électronique
• Vous travaillez déjà avec un ERP unique : puisque votre environnement de travail est déjà homogène, vous adapter à l’obligation de facturation électronique ne devrait pas être trop complexe. En vous basant sur le calendrier de déploiement de cette obligation, votre priorité sera donc d’être en mesure de recevoir des factures électroniques. Notamment en vérifiant que votre système de stockage et de classement des factures est bien adapté au format électronique. Par exemple, un système de GED vous sera utile pour éliminer toute problématique de conservation. Et vous évitera également de perdre ces documents.

C’est pourquoi, nous mettons à votre disposition deux logiciels ERP, dédiés à la gestion d’affaires des bureaux d’études, ainsi qu’à celle des professionnels du Bâtiment. Chacune de ces deux solutions comprend des fonctionnalités qui vous permettront d’accélérer votre mise en conformité avec cette future, mais proche, obligation.

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